Обзор "Рынок корпоративного ПО 2006" подготовлен
CNewsAnalytics

Пример решения: Создание фонда типовых ИТ-решений в электроэнергетике на примере проекта автоматизации финансового управления в ОГК-2

Пример решения: Создание фонда типовых ИТ-решений в электроэнергетике на примере проекта автоматизации финансового управления в ОГК-2Особенностью новых системообразующих предприятий электроэнергетики является необходимость внедрения множества бизнес-процессов, выполнение которых ранее обеспечивалось на уровне единого корпоративного центра РАО «ЕЭС России». Одновременно с тем энергокомпании характеризуются широкой территориальной распределенностью структуры, что создает дополнительные сложности для ИТ-обеспечения управленческой деятельности. Повышенные требования предъявляются и к возможностям настройки базовых модулей систем в свете ярко выраженной отраслевой специфики процессов учета и бюджетирования.

Подобная особенность автоматизации энергокомпаний учитывается в принятой в прошлом году «Концепции повышения эффективности ИТ в РАО «ЕЭС России». Как отмечено в этом документе, одним из важнейших направлений деятельности по повышению эффективности ИТ в дочерних о зависимых обществах (ДЗО) РАО «ЕЭС России» является разработка и совместное использование типовых решений (ТР). Основной целью типизации является предоставление энергокомпаниям возможности массового использования отдельных удачных разработок на других предприятиях отрасли. Использование ТР в территориально-распределенных структурах дает серьезный экономический эффект за счет предоставления участникам энергорынка доступа к прошедшим экспертизу и сертификацию разработкам своих коллег и совместного использования центров компетенций. При этом экономия затрат (как финансовых, так и временных) достигается на всех этапах жизненного цикла ТР: разработки, внедрения, сопровождения, развития. 

Формирование и обслуживание фонда таких решений, продвижение их на рынке и разработка сопутствующих услуг согласно Концепции, осуществляется силами специализированных отраслевых компаний. На практике оператором типовых решений стала дочерняя ИТ-компания энергохолдинга – «ГВЦ Энергетики», которая также обеспечивает информационный обмен между всеми ДЗО и корпоративным центром РАО ЕЭС и занимается отраслевым аутсорсингом ИТ-сервисов. В функции оператора типовых решений входят следующие задачи:

  • создание и развитие Фонда типовых решений для электроэнергетики (Фонд ТР),
  • организация экспертизы и сертификация ТР,
  • обеспечение работоспособности и технической поддержки ТР,
  • юридическая корректность при оформлении прав разработчиков, соблюдение интересов  разработчиков и заказчиков ТР,
  • продвижение и внедрение ТР на энергопредприятиях совместно с представителями центров компетенций.

Для экспертизы программно-аппаратных комплексов, претендующих на звание типового решения для энергетики, в середине 2006 года в ГВЦ Энергетики была создана специализированная испытательная лаборатория, получившая сертификат системы «ЭнСЕРТИКО» на проведение  тестирования ИТ-решений на соответствие отраслевым требованиям.

За последние полтора-два года на предприятиях энергохолдинга наработан большой опыт по автоматизации различных бизнес-процессов. Кому-то удалось хорошо продвинуться в управлении активами, кому-то в финансовом управлении, кому-то в управлении производственными процессами или энергосбытом. Сегодня рассматривается вопрос о включении в Фонд ТР таких решений, как call-центр на базе HP OpenView (создан ГВЦ совместно с РАО ЕЭС), решение на базе портала IBM WebSphere (РАО ЕЭС и «Крок»), решение на базе SAP по управлению финансами и управлению активами (с ГВЦ и ФСК ЕЭС), а также «легкие» решения на основе платформы 1С по управлению ремонтом оборудования в генерирующих компаниях (ОГК-5) и бухучету и планированию (ОГК-2).

Рассматриваемый проект автоматизации финансового управления в ОГК-2 является одним из примеров создания типового решения для энергетических предприятий. Он охватывает такие сегменты корпоративной деятельности, как бюджетное управление, финансовый анализ, казначейство, управление договорами, налоговый и бухгалтерский учет, управление персоналом и расчет заработной платы.

Основа

Платформой для разработки решения послужила система «1С:Предприятие 8.0 Управление производственным предприятием», выпущенная в сентябре 2004 года. Данный продукт является флагманским прикладным решением компании «1С» с наиболее широким спектром функциональности и позволяет организовать комплексную информационную систему, которая обеспечивала бы финансово-хозяйственную деятельность предприятия в соответствии с корпоративными, российскими и международными стандартами.

Решение разработано с учетом современных международных методик управления предприятием, таких как MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др., оперативно обновляется при изменении затрагивающих деятельность предприятия норм отечественного законодательства, а его внутреннее устройство полностью открыто для изучения и настройки под специфические потребности. Продукт позволяет создать единое информационное пространство для отображения корпоративной деятельности, охватывая основные бизнес-процессы и, одновременно с тем, четко разграничивая доступ к хранимым сведениям и совершению тех или иных действий в системе в зависимости от статуса сотрудников.

Одной из ключевых причин выбора данного продукта в качестве основы для создания системы управления в ОГК-2 стала ориентированность решения на предприятия холдинговой структуры и широкие возможности по построению территориально распределенной системы. При использовании «1С: Предприятие 8.0 Управление производственным предприятием» общая информационная база может охватывать все входящие в холдинг организации, что позволяет значительно снизить трудоемкость ведения учета за счет повторного использования различными структурами компании общих массивов информации. По всем организациям ведется сквозной управленческий, бухгалтерский и налоговый учет, однако регламентированная отчетность формируется отдельно по каждому предприятию. Вместе с тем в систему входит механизм консолидации, позволяющий получить обобщенные данные по всему холдингу за счет механизма управления распределенными базами данных и соответствующей подсистемы.

Консолидация отчетности по холдингу

Ход работ

Работы над проектом в ОГК-2 велись с мая 2005 года по сентябрь 2006-го. При этом весь процесс интеграции можно разделить на несколько ключевых этапов. В частности, летом прошлого года специалисты без существенных изменений системы внедрили модули бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом и расчета заработной платы в корпоративном центре – московской управляющей компании. Следующие четыре месяца - с сентября по декабрь были посвящены формированию единой учетной политики бухгалтерского и налогового учета для всех подразделений компании, а так же организации единых нормативно-справочных классификаторов по всему энергохолдингу. Немаловажным в этот период было обеспечить подготовку персонала станций к предстоящему внедрению. После «обкатки» и утверждения окончательного варианта учетной политики в первом полугодии 2006 года соответствующие изменения были внесены в настройки налогового и бухгалтерского модулей системы в управляющей компании и внедрены на станциях.

Минуя типовую функциональность, далее будут рассмотрены основные изменения и дополнения, проведенные специалистами для адаптации системы к специфике работы энергокомпании.

Адаптация подсистемы бухгалтерского учета

В процессе «подгонки» бухгалтерского модуля системы под нужды ОГК-2 был изменен план счетов и расширен набор аналитических разрезов счетов для получения удовлетворительных возможностей финансового анализа и учета требований отчетности по стандартам РАО ЕЭС. В системе появилась возможность выдачи денежных документов в подотчет, было предусмотрено безналичное перечисление денежных средств подотчетному лицу, введено автоматическое восстановление НДС в случаях передачи оборотных средств и нематериальных активов в качестве вклада в уставной капитал другой организации или же при передаче товарно-материальных ценностей на непроизводственные нужды. Реализован механизм автоматического «закрытия по расчетным документам» по принципу ФИФО (FIFO, “first in first out”, букв. «первым пришел первый ушел;).

Настроено корректное отражение в бухучете производственных процессов энергетики. В частности, был учтен тот факт, что при производстве электроэнергии не используются спецификации, а затраты на ту или иную продукцию распределяются согласно т. н. коэффициентам условного топлива, которые могут изменяться ежемесячно. Появилась поддержка проведения операций сторнирования любого бухгалтерского документа, оформленного в системе.

Кроме того, в систему были добавлены функции учета следующих объектов/процессов:

  • автотранспорт предприятия, в том числе, учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), путевых листов, норм списания и расчет количества по нормам;
  • операции с ценными бумагами, в том числе векселями и прочими денежными документами: талоны ГСМ, путевки, авиабилеты и др.;
  • операции по подразделениям, работающим в сфере питания (столовые);
  • операции взаимных требований, включая уступку права требования с покупателя, уступку права требования поставщиком и получение права требования;
  • государственная регистрация основных средств;
  • операции по кредитам и займам, включая получение кредита (займа), выдачу займа контрагенту, начисление процентов к уплате и возврат кредита (займа).

И наконец, подсистема бухгалтерского учета была полностью адаптирована для ведения внутрихозяйственных расчетов с подразделениями ОГК-2 с применением счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» и использования документов «Авизо».

Адаптация подсистемы налогового учета

Очевидно, что модификация налогового функционала затронула преимущественно те же области деятельности, что доработка бухучета. Также были произведены изменения плана счетов    налогового учета и расширен состав аналитических разрезов на счетах, и оптимизированы объекты системы для возможности работы с измененным планом. В систему был введен ряд новых операций налогового учета следующих объектов/процессов:

  • ГСМ (автоматизировано ведение налогового учета при списании ГСМ);
  • учет внереализационные доходы и расходы;
  • операции с ценными бумагами;
  • кредиты и займы;
  • НИОКР;
  • переуступка прав требования;
  • учет    поступления    и     выбытия    основных    средств    и нематериальных активов в качестве взноса в уставной капитал по налоговому учету.

Адаптация подсистемы расчета заработной платы и управления персоналом

Не малый объем работ был произведен в сфере управления персоналом и расчета заработной платы сотрудников.
Типовая функциональность модуля была дополнена учетом трудового стажа сотрудников с формированием соответствующих видов доплат, а также введением тарифного коэффициента для расчета оклада в зависимости от разряда и «ступени» сотрудника. В системе появились операции по начислению премий за прошлые периоды и удержанию сумм, выданных в подотчет сотруднику при выплате зарплаты. Включена поддержка различных видов выплат, в том числе на банковскую карту. Налажено автоматизированное начисление авансов сотрудникам исходя из информации по плановым начислениям и выплат со специфическим порядком расчета, таких как начисление процентов от планового оклада или доплата за приемку смены.
В систему была добавлена возможность учета доходов в натуральной форме, формирующих задолженность предприятия перед работником. Расчет начислений за период стал производиться не по фактическим, а по плановым показателям. Длительность отпусков, возможно рассчитывать на основании данных по уже использованному отпуску, причем появились инструменты для формирования отчетности по используемым отпускам за различные периоды с учетом основного и дополнительного отпуска.
В ходе работ был создан документ «Табель отработанного времени», являющийся инструментом ввода и корректировок отработанного времени сотрудников и автоматического формирования документов-отклонений (начисление отпуска, больничные листы) на основании кадровых приказов.
Отчетная функциональность пополнилась инструментами по генерации универсальных отчетов отчета «Свод начислений», «Список   сотрудников   для перечисления зарплаты в банк», «Список взносов НПФЭ» и др. Всего более 50 дополнительных кадровых отчетов, в том числе отчетов, представляемых в РАО ЕЭС.
Разработка уникальных механизмов загрузки данных по зарплате за прошлые периоды позволила осуществить внедрение и запуск системы не с начала года, сохранив возможность формирования годовой отчетности в налоговые органы.

Бюджетное управление

Работа по автоматизации системы бюджетного управления компании велась параллельно реализации учетной функциональности, причем бюджетированию уделялось приоритетное внимание. Так, в августе-сентябре 2005 года велась разработка методологии бюджетного управления, в рамках которой были обозначены принципы и функции бюджетного управления.

Методология СБУ

Целью бюджетного управления является структурирование желаемого будущего компании  в оперативном периоде.
В методологию СБУ положены следующие принципы, отражающие концептуальные основы функционирования системы:

  • Принцип единства системы, предполагающий единство целей, разработку об­щих для всех подразделений функциональной структуры внутрифир­менных положений и бюджетных регламентов, доку­ментооборота, нормативов, порядка стимулирования работников по результатам исполнения бюджетов, задание директивных целевых показателей.
  • Принцип гибкости системы. Система обеспечивает возможность построения информационной модели бюджетирования, включающей в себя все объекты и правила ведения управленческого учета.
  • Принцип комплиментарности системы. В результате реализации универсального механизма межбюджетного взаимодействия работа с системой понятна и проста для функциональных менеджеров любого уровня.
  • Принцип оперативности отражения информации, позволяет получать информацию из системы в режиме реального времени.
  • Принцип предварительного контроля. Система дает возможность выявлять места возникновения проблем и обладает механизмами по их ликвидации.
  • Принцип параллельного ведения управленческого и бухгалтерского учёта.
  • Принцип однократного ввода данных. Для обеспечения достоверности информации, минимизации работы по вводу данных в систему данные из первичных документов и бухгалтерских операций отражаются в управленческом контуре.
  • Принцип разделения прав пользователей. Система обеспечивает делегирование полномочий по управлению ресурсами для достижения поставленных целей на любой уровень управления.
  • Принцип полноты и сбалансированности информации. Все доходы и расходы бюджетов подразделений финансовой структуры и пред­приятия в целом отражаются в полном объеме. Объем предусмотренных бюдже­том расходов должен соответствовать объему полученных (или выде­ленных, например, для центров затрат) доходов.
  • Адресность бюджетных показателей. Сформированная финансовая структура,  позволила четко закрепить все планируемые бюджетные показатели за конкретны­ми подразделениями и должностными лицами.

Методология содержит описание следующих функциональных требований к системе бюджетного управления:

  • Трехмерность финансовой структуры. Подразделения компании, являющиеся элементами финансовой структуры, могут иметь три характеристики: центр финансовой ответственности, центр финансового учета и центр активности – в зависимости от роли подразделения в учете в планируемой (осуществляемой) хозяйственной операции.
  • Планирование и учет в разрезе видов смет. В разрезе смет все расходы компании группируются по видам, основаниям, характеру и уровню возникновения. Смета является основой для планирования расходов каждого подразделения компании, как в рамках основной (профильной) деятельности, так и по деятельности, связанной с реализацией отдельных мероприятий в соответствии с утвержденной программой (производственная смета, общепроизводственная смета, общехозяйственная смета, смета управленческих расходов, смета коммерческих расходов и т.п.).
  • Планирование и учет инвестиционных программ в разрезе источников финансирования.
  • Формирование бюджетов по видам деятельности. Дает возможность осуществления планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности компании по трем направлениям:
    • операционная деятельность;
    • финансовая деятельность;
    • инвестиционная деятельность.
  • Формирование бюджетов по видам продукции, необходимое для дифференциации доходов и денежных поступлений по видам реализуемой продукции.
  • Детализация бюджетов до уровня мероприятий. Ввод плановых данных и учет фактических  данных системы бюджетного управления в разрезе мероприятий предназначен для четкой идентификации затрат по основаниям их осуществления.
  • Планирование и анализ статей расходов в разрезе элементов экономической классификации. Классификация по экономическим элементам осуществляется по статьям оборотов отражающих расходы на мероприятия, по которым производится калькуляционный расчет. Применяются следующие элементы экономической классификации:
    • материалы;
    • зарплата;
    • отчисления на социальные нужды;
    • налоги;
    • амортизация;
    • услуги;
    • топливо;
    • энергия;
    • прочие.

По завершении разработки методологии с октября по январь проведено непосредственно проектирование и создание системы бюджетного управления. Первоначально разработанную систему внедрили в управляющей компании (январь-март 2006 года), а затем на станциях (июнь-сентябрь 2006 года).

Внедренное решение бюджетного управления

Итогом изучения менеджерами компании типового функционала бюджетирования  программного продукта «1С:Предприятие 8.0 Управление производственным предприятием» стало создание нового решения на основе типового функционала. Это решение повлекло полную методологическую переработку типового функционала подсистемы бюджетирования, в результате которой были модифицированы типовые и разработаны новые объекты системы.

Подсистема бюджетного управления включает в себя следующие основные блоки:

  • Планирование;
  • Резервирование;
  • Отражение фактических данных;
  • Анализ.

Принципиальная схема построения системы

Планирование

В системе планируются хозяйственные операции в различных аналитических разрезах. Бюджет в концепции системы представляет собой отчет по выбранным определенным способом хозяйственным операциям.

Таким образом, система позволяет планировать движение средств и финансовое состояния компании на любой период времени в разрезе оборотов по статьям бюджетов и остатков по плану счетов с использованием необходимых аналитических разрезов.

Система поддерживает следующие возможности планирования:

  • сценарное планирование – возможность хранения в системе нескольких версий планов, планирование с различной временной детализацией.
  • планирование как в стоимостных, так и в натурально-стоимостных показателях, при этом стоимостные показатели хранятся в трех валютах: операции, управленческого учета и сценария планирования;
  • отдельное хранение в системе утвержденных (первоначальных) бюджетов и скорректированных бюджетов (с возможностью анализа корректировок на любую выбранную пользователем дату корректировки).

Формирование плановых показателей бюджетов осуществляется следующим образом. Компания устанавливает цели своего развития, выраженные в ключевых показателях эффективности, на основе которых ЦФО формируют по статьям свои бюджеты. Эти данные в дальнейшем консолидируются на уровне предприятия и служат основой для создания следующих прогнозных бюджетов верхнего уровня: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет инвестиций, бюджет запасов, бюджет расходов будущих периодов и прогнозный баланс. Формирование таких бюджетов позволяет представить в конкретных финансовых показателях ликвидности, рентабельности и стоимости прогнозируемое состояние компании, которого удастся достигнуть при осуществлении всех запланированных решений. Иными словами, в процессе планирования осуществляется анализ разрабатываемых плановых показателей на соответствие ключевым показателям эффективности компании, в результате которого выясняется необходимость корректировки плановых данных в соответствии с поставленными целями. Таким образом, составление планов является итерационным процессом, который завершается после нахождения оптимального варианта. Полученный после прохождения всех этих стадий прогнозный план компании в виде бюджета утверждается руководством и становится директивным документом.

Резервирование

Для контроля за соблюдением бюджетов в текущем режиме при расходовании средств ведется резервирование их в бюджетах и контроль свободных остатков. При отсутствии свободного остатка по статье и необходимости осуществить расход проводится корректировка бюджета  Использование подобного механизма предварительного контроля расходования средств исключает возможность перерасхода средств, что позволяет как каждому ЦФО, так и компании в целом оперативно выявлять негативные тенденции на ранней стадии их развития.
В рамках механизма резервирования реализован блок управления договорами и казначейского исполнения бюджетов.

Регулирование договорной работы осуществляется посредством фиксации условий договоров (спецификации, планы поставок, планы платежей, дополнительные соглашения) в системе и резервировании средств в бюджетах под заключаемые договора. При резервировании в системе контролируется возможность заключения договора, т.е. предусмотрены ли в бюджетах средства для выполнения обязательств, возникающих в результате его подписания. Таким образом, договора, не подтвержденные бюджетами, заключены не будут.

Такой же механизм действует при казначейском исполнении бюджета движения денежных средств. Автоматизирована процедура подготовки, визирования, согласования и утверждения  заявки на расходования средств, которая также контролируется системой на наличие свободного остатка в бюджете движения денежных средств. 

Резервирование средств в бюджетах

Отражение фактических данных в системе бюджетного управления

Переходя к практической реализации планов, компания ведет учет фактических данных в контуре бухгалтерского и управленческого учета. Все ЦФО и компания в целом ведут свою оперативную деятельность, учитывая фактические данные в тех же аналитических разрезах, что и планировали. При этом выполнение своих функциональных обязанностей каждое корпоративное подразделение осуществляет в рамках бюджета своего ЦФО, отвечая тем самым за его соблюдение, что в свою очередь гарантирует получение запланированного финансового результата.

Движения по осям аналитики бюджетирования осуществляется при отражении хозяйственных операций первичными документами бухгалтерского и управленческого  учета. Для контроля за исполнением бюджетных показателей в текущем режиме ведется постоянный мониторинг фактических данных на предмет не превышения установленных лимитов.

Перед проведением документа, регистрирующего хозяйственную операцию, в системе учета производится контроль ее параметров на соответствие запланированным показателям по соответствующей структуре аналитики. В случае превышения допустимого значения производиться либо корректировка бюджетов специальной процедурой, либо запрещается проведение данной хозяйственной операции.
Первичные документы, в зависимости от специфики регистрируемых хозяйственных операций, после прохождения процедуры контроля, осуществляют отражение фактического исполнения запланированного мероприятия.

Схема учета фактических данных в системе

Анализ

Реализованный в системе контроль соответствия текущих планов расходования средств рабочему плану предусматривает последующий анализ исполнения бюджетных заявок. Сначала анализируются планы, затем возникающие отклонения в текущем режиме, и на последнем этапе проводится анализ отчетности о фактическом выполнении бюджета ЦФО и всей компании, как на промежуточных этапах (месяц, квартал), так и после завершения бюджетного периода (год).

Возможности системы в сфере финансового анализа включают оценку отклонений, проведение вертикального (вклад отдельных статей в общую величину бюджета), горизонтального (влияние статей на динамику величины бюджета) и коэффициентного (расчет и сравнение коэффициентов с нормативными значениями, характеризующие имущественное положение, ликвидность, финансовую устойчивость и рентабельность) анализа, а также формирование отчета по капитализации. При этом для расчета стоимости компании используются как доходный, так и затратный подходы.

Заключение

Внедрение системы на основе платформы «1С:Предприятие 8.0» позволило компании:

  • в короткие сроки осуществить постановку системы финансового учета в компании;
  • повысить управляемость компании посредством внедрения системы бюджетного управления;
  • подготовить пользователей в филиалах к внедрению ERP-системы (обучение методологии, повышение уровня компьютерной грамотности, IT-культуры);
  • создать единое информационное пространство финансового учета;
  • выявить узкие места в бизнес-процессах для уменьшения рисков внедрения ERP-системы.

В настоящее время на основе внедренной в ОГК-2 системы бюджетного управления активно идет процесс формирования типового решения для энергетики, которое включает в себя методологию системы бюджетного управления и ее реализацию на платформе «1С:Предприятие 8.0».

Типовое решение представляет собой продукт, содержащий:

  • методологию системы бюджетного управления, включающую регламенты бюджетного процесса, положение о финансовой структуре, положение о бюджетной структуре, положение о финансово-экономическом анализе, курс обучения;
  • методику внедрения программного продукта по бюджетированию: шаблон технического задания, контрольный пример, ролевые пользовательские инструкции, курс обучения;
  • программное обеспечение.

Вернуться на главную страницу обзора

Версия для печати

Опубликовано в 2006 г.

Техноблог | Форумы | ТВ | Архив
Toolbar | КПК-версия | Подписка на новости  | RSS